Software akuntansi merupakan
perangkat lunak (software) yang dibuat untuk memudahkan aktivitas dan
pencatatan akuntansi dengan memanfaatkan konsep modularitas atas serangkaian
aktivitas yang serupa ke dalam modul-modul spesifik seperti pembelian,
penjualan, penggajian, buku besar, dan lain-lain."Software Akuntansi"
terdiri dari dua istilah yaitu Software dan akuntansi. Software atau
perangkat lunak menurut Wikipedia adalah istilah umum untuk data yang diformat
dan disimpan secara digital, termasuk program komputer, dokumentasinya, dan
berbagai informasi yang bisa dibaca dan ditulis oleh komputer. dan Akuntansi
adalah pengukuran, penjabaran, atau pemberian kepastian mengenai informasi yang
akan membantu manajer, investor, otoritas pajak dan pembuat keputusan lain
untuk membuat alokasi sumber daya keputusan di dalam perusahaan, organisasi,
dan lembaga pemerintah.
Apabila
digambarkan, siklus akuntansi dapat dinyatakan sebagai berikut:
- Transaksi
- Jurnal
- Buku besar
- Laporan Keuangan
TRANSAKSI
Transaksi usaha adalah kejadian yang
dapat mempengaruhi posisi keuangan dari suatu badan usaha dan juga sebagai hal
yang handal/wajar untuk dicatat.3 Transaksi ini biasanya dibuktikan dengan
adanya dokumen.
Sebagai contoh transaksi yang dapat
terjadi dalam suatu perusahaan adalah: pembayaran rekening telepon bulanan,
pembelian barang dagangan secara kredit, pembelian tanah dan gedung, dan lain
sebagainya.
Suatu transaksi tertentu dapat
menimbulkan peristiwa atau keadaan yang mengakibatkan transaksi lainnya.
Misalnya, pembelian barang dagangan secara kredit akan disusul dengan transaksi
lainnya, yaitu pembayaran kepada kreditor.
PEMBUATAN BUKTI ASLI.
Sebagaimana disebutkan diatas
transaksi yang terjadi biasanya dibuktikan dengan adanya dokumen. Suatu
transaksi baru dikatakan sah atau benar bila didukung oleh bukti- bukti yang
sah, akan tetapi harus pula disadari bahwa ada transaksi-transaksi yang tidak
mempunyai bukti secara tertulis, misalnya pencurian barang dagangan. Transaksi
ini merupakan transaksi yang bersifat luar biasa.
Semua transaksi baik yang terjadi
secara rutin atau tidak merupakan bahan untuk menyusun laporan keuangan dengan
jalan mencatat dan mengolah transaksi itu lebih lanjut.
Bukti-bukti asli yang dapat
mendukung setiap terjadinya transaksinya transaksi antara lain : kwitansi,
faktur dan bentuk – bentuk lain.
- Kwitansi; Kwitansi merupakan
bukti bahwa seseorang atau badan hukum telah menerima sejumlah uang tunai.
- Faktur Penjualan atau
Pembelian; Setiap penjualan secara kredit memerlukan bukti yang
disebut faktur. Bagi si penjual faktur tersebut merupakan faktur penjualan
sebaliknya faktur yang dikirimkan kepada sipembeli merupakan faktur
pembelian.
- Bukti-bukti lain; Disamping
kwitansi dan faktur terdapat bukti lain, misalnya: nota-nota dari Bank
(nota debet atau nota kredit) , serta bukti pengirirnan atau penerimaan
barang.
JURNAL
Transaksi dicatat pertama kali yang
disebut Buku Harian (Jurnal). Jurnal adalah suatu catatan kronologis dari
transaksi entitas.5
Sebagaimana di tunjukkan oleh
nama-nma kolom, jurnal memberikan informasi berikut:
- Tanggal, merupakan hal yang sangat
penting karena memungkinkan kapan terjadinya transaksi
- Nama perkiraan.
- Kolom debet, menunjukkan jumlah yang
didebet
- Kolom kredit, menunjukkan jumlah yang
dikredit.
Proses pencatatan mengikuti lima
langkah berikut ini:
a) Mengidentifikasikan transaksi
dari dokumen sumbernya, misalnya dari slip deposito bank, penerimaan penjualan
dan cek.
b) Menentukan setiap perkiraan yang
dipengaruhi oleh transaksi tersebut dan mengklasifikasikan berdasarkan jenisnya
(aktiva, kewajiban atau modal).
c) Menetapkan apakah setiap
perkiraan tersebut mengalami penambahan atau pengurangan yang disebabkan oleh
transaksi itu.
d) Menetapkan apakah harus mendebet
atau mengkredit perkiraan.
e) Memasukkan transaksi tersebut
kedalam jurnal.
BUKU BESAR
Untuk memudahkan menyusun informasi
yang akan diberikan kepada pihak-pihak yang memerlukannya terutama pimpinan
perusahaan rnaka perkiraan-perkiraan yang sudah dihimpun didalam buku harian
tersebut harus pula dipisah-pisahkan atau digolongkan menurut jenisnya.
Menggolongkan perkiraan menurut jenis perkiraan tersebut dinamakan menyusun
buku besar besar itu merupakan penggolongan perkiraan menurut jenisnya.
Jumlah buku besar yang dimiliki
perusahaan tergantung pada banyaknya jenis perkiraan yang ditimbulkan oleh
transaksi-transaksi perusahaan tersebut, karena masing-masing jenis besarnya
sendiri- sendiri.
Judul kolom yang mengidentifikasikan
perkiraan buku besar menampilkan: Tanggal, Kolom item, Kolom debet, berisi
jumlah yang didebet, dan Kolom kredit, berisi jumlah yang dikredit.
Pemindah bukuan perkiraan memiliki
buku berarti memindahkan jumlah dari jurnal kedalam perkiraan yang sesuai dalam
buku besar. Debet dalam jurnal dipindahkan sebagai debet dibuku besar, dan
kredit dalam jurnal dipindahkan sebagai kredit dalam buku besar.
LAPORAN KEUANGAN
Cara penyiapan laporan keuangan yang
terbaik adalah mempersiapkan laporan laba rugi terlebih dahulu, disusul dengan
laporan perubahan posisi keuangan dan terakhir adalah neraca. Elemen penting
yang harus ada dalam laporan keuangan adalah: nama perusahaan, nama laporan,
tanggal atau periode yang dicakup laporan, rangka laporan tersebut.
